Waar is het feestje?

1. Jubileum
Besta je vijf, tien, vijftig of misschien wel honderd jaar? Grijp het aan om dit moment met je medewerkers, klanten en relaties te vieren. Met het vieren van een jubileum vestig je de aandacht op je ervaring, kennis en jarenlange status als expert. Het is een uitgelezen kans om jezelf weer eens extra zichtbaar te maken en met de mensen om je heen te communiceren. Misschien wel over iets nieuwswaardigs, zoals een nieuw logo of een vernieuwde huisstijl?

2. Aandacht of traktatie
Wanneer je een mijlpaal viert, geef je medewerkers, klanten en relaties iets terug, in de vorm van aandacht of een traktatie. Het is een mooie blijk van waardering voor hun trouw en het feit dat jij al die jaren hebt kunnen doen wat je doet. Door hen bij jouw bedrijf te betrekken op een feestelijk moment, voelen zij zich verbonden en gewaardeerd.

3. Gastenlijst
Maak een gastenlijst. Met wie wil je je festiviteiten vieren? Stuur hen een mooie uitnodiging met de juiste details (waar is het, wanneer, vanaf hoe laat, zijn er parkeer- of cadeautips enzovoorts). Vraag je genodigden vooraf te laten weten of ze komen of niet. Zo weet je op hoeveel personen je ongeveer kunt rekenen op de dag zelf.

4. Locatie
Denk goed na over de locatie waar je een feest wilt vieren. Wil je je gasten binnen of buiten ontvangen? Wil je het in het bedrijf zelf vieren of liever daarbuiten? Is de locatie goed bereikbaar en is er voldoende parkeergelegenheid voor iedereen? Valt er iets te beleven voor eventueel aanwezige kinderen? Allemaal zaken waarover je vooraf goed moet nadenken.

5. Aankleding
Denk goed na over de aankleding van de feestlocatie. Maak gebruik van jullie bedrijfskleuren en huisstijl om ook op de feestlocatie het bedrijf centraal te zetten. Vier je het in het bedrijf zelf? Denk dan onder andere na over de juiste verlichting. De standaard verlichting in een bakkerij is wellicht minder sfeervol voor een feestelijke avond. Eventueel kun je met (donkere) doeken of zeilen een gedeelte van de bedrijfsruimte afschermen voor het feest.

6. Eten
Ga je zelf eten maken voor je gasten of besteed je dit uit? Overleg met een goede cateraar wat je nodig hebt en wat je eventueel zelf kunt maken. Vaak loont het om alle glaswerk, servies, tappunten en meubilair te huren bij degene die ook het eten verzorgt: het is voorafgaand aan en na afloop van de festiviteiten een hele zorg minder voor jezelf.

7. Het verloop van de dag
Denk na over het verloop van de middag of avond. Maak eventueel een klein programma, dat je ook met je gasten deelt. Ga je bijvoorbeeld een logo onthullen? Bedenk vooraf wanneer je dit wilt doen. De viering van een jubileum kan daarnaast eigenlijk niet zonder speech. Ga je deze zelf houden? Of vraag je iemand om deze namens jou te verzorgen? Denk goed na over wat je wilt zeggen. Vergeet niet om je medewerkers te bedanken voor hun inzet: zonder hen was het jubileum wellicht niet mogelijk geweest. Houd het kort en krachtig! Tien minuten is over het algemeen meer dan genoeg. Heb je versterking nodig voor je verhaal in de vorm van een microfoon? Zorg vooraf dat deze aanwezig is en werkt.

8. Opruimen
Vier je het feest in eigen bedrijf? Bedenk vooraf hoe je het opruimen gaat organiseren en maak hierover goede afspraken. Spreek bijvoorbeeld af dat alle medewerkers de eerstvolgende werkdag wat eerder komen om mee te helpen met opruimen. Spreek ook af wie de schoonmaakmiddelen, afvalzakken en andere zaken verzorgt.

9. Programma
Als je vooraf alles goed regelt en eventueel iemand aanwijst die op de dag zelf het programma voor jou in goede banen leidt, kun je zelf ook maximaal van de festiviteiten genieten. Zorg dat je je handen én je hoofd leegmaakt, zodat je een perfecte gastheer of gastvrouw kunt zijn voor de aanwezigen en voor jezelf.

10. Financiën
Tot slot een financiële tip. Een ondernemer mag de kosten die hij maakt voor zijn onderneming aftrekken van de winst. Dat geldt ook voor de kosten voor recepties, feesten en ander vermaak. Wel is het van belang dat je de zakelijkheid van de kosten kunt bewijzen. Kun je laten zien dat de festiviteiten zijn bedoeld om relaties te versterken, op te bouwen of te onderhouden of om je naamsbekendheid te vergroten? Dan is het al gauw aannemelijk dat dit zakelijke kosten zijn. Ga je vooraf met je hele familie uit eten om ook hen te bedanken? Dan kun je die kosten beter privé houden.